KUNDINLOGGNING

Synpunktshantering

Digital Fox är ett av Sveriges främsta företag på att hjälpa svenska kommuner med att införa systematisk synpunktshantering. Som hjälpverktyg erbjuder vi ett kommunalt anpassat IT-system, DF RESPONSTM. Kring införandet av systemet erbjuder vi även konsultstöd för att upprätta processer och rutiner.

Vi skiljer oss från våra konkurrenter genom att kunna erbjuda både en IT-lösning och ett konsultstöd samtidigt som vi starkt fokuserar vår verksamhet på kommuner. Tack vare det har vi idag byggt upp en stor kunskap om de problem och behov som er organisation står inför, vid införandet av systematisk synpunktshantering. Våra lösningar baseras på riktlinjer från Sveriges Kommuner och Landsting samt erfarenheter från andra kommuner som du hittar under referenser. Vi anpassar alltid varje lösning efter er organisations unika situation.

Vill ni veta mer om hur ni kan bli bättre på att hantera era brukare och medborgares synpunkter? Kontakta oss, så berättar vi mer!

Referenser: Bengsfors kommunBurlövs kommun, Falköpings kommun, Hjo kommun, Hultsfreds kommun, Karlskoga kommunKävlinge kommun, Landskrona stadLjungby kommunMarkaryds kommun, Mölndals stad, Nykvarns kommun, Perstorps kommun, Sigtuna kommun, Skövde kommun, Svedala kommun, Tidaholms kommun, Vetlanda kommun, Värmdö kommun och Bräcke diakoni.

Ladda ner presentation

Process - så går det till

Vår lösning för synpunktshantering bygger ofta på en gemensam huvudprocess för synpunkter, klagomål och felanmälan. Processerna kartläggs och utformas av er projektgrupp tillsammans med kundansvarig konsult från Digital Fox. Under införandeprojektet tillhandahåller vi ett frågekompendie med utredningsfrågor som ni får diskutera igenom. Frågorna behandlar problemställningar som har stor påverkan för hur processerna skall byggas upp samt hur systemets formulär skall utformas.

Processkarta Mölndals stad

Processkarta för synpunktshantering och felanmälan i Mölndals stad.

Läs mer: Process - så går det till

Diariesystem

En vanlig fråga vi brukar få är om det är möjligt att koppla vårt system till kommunens diariesystem. Svaret på frågan är: Ja, i olika omfattning. Det är dock en vanlig missuppfattning att synpunktshanteringen måste vara direkt kopplad mot diariet. DF Respons innehåller alla de funktioner som krävs för att uppfylla lagkraven på diarieföring. Systemet i sig blir där med ett eget diarie för synpunkter och klagomål.

Det finns situationer där det är önskvärt att överföra ärendet till diariet eller något annat verksamhetssystem. Statistik från våra befintliga kommunkunder visar på att det rör sig om mindre än 5% av alla ärenden som är av sådan karaktär att de förts över till diariet eller annat system. En enkel lösning på att överföra ärendet är att använda färdiga e-postmallar i DF Respons för att maila in ärendet i det mottagande systemet. Vi har även i samarbete med FormPipe Software AB utvecklat en mer integrerad direktkoppling mot FormPipes dokument- och ärendehanteringssystem FormPipe Platina.

Läs mer: Diariesystem

Nya skollagen

Den första 1 juli 2011 började en ny skollag att gälla. Enligt skollagen (2010:800) kap 4 § 8 ska en rutin finnas för hanteringen av allmänhetens och vårdnadshavares klagomål på verksamheten. Liknande lagkrav har sedan tidigare funnits inom vård och omsorg. Det är därför relativt vanligt idag att rutiner och system för klagomål- och synpunktshantering finns inom kommunens socialomsorg. Vi på Digital Fox förespråkar att kommunen inför ett gemensamt synpunktshanteringssystem för alla förvaltningar. Ett gemensamt system gör det enklare för medborgaren att lämna synpunkter oavsett förvaltning.

 

Funktioner

DF Respons kraftfulla analys och rapportfunktioner ger er möjlighet följa upp och ta lärdom av de inkomna synpunkterna. Systemet underlättar även återrapportering till medborgare, politiker och beslutsfattare i organisationen. Automatiska e-postpåminnelser ser till att inga ärenden glöms bort. Med publiceringsfunktionen är det även möjligt att per automatik publicera inkomna synpunkter och svar direkt på hemsidan. Några kommuner som idag publicerar sina synpunkter med hjälp av DF Respons är: Lomma, Markaryd och Karlskoga.

Funktionssammanfattning