I december 2021 trädde en ny lag i kraft, lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden, som innebär att alla arbetsgivare med fler än 50 anställda är skyldiga att införa en intern kanal för rapportering av missförhållanden – en visselblåsarfunktion. Vi hjälper er att uppfylla den nya lagen med en enkel och säker process för alla inblandade.
Den som visselblåser måste känna sig trygg och vara garanterad anonymitet. Vår visselblåsarfunktion omfattar ett webbformulär där arbetstagare kan anmäla allvarliga missförhållanden i arbetsgivarens verksamhet. Det kan exempelvis handla om bedrägeri, förskingring, mutor eller förtroendemissbruk. Visselblåsaren kan välja att lämna kontaktuppgifter i formuläret eller att vara anonym. Formuläret är enkelt utformat och lätt att följa för den som visselblåser.
När formuläret skickas in skapas ett ärende i DF RESPONS. Den person (kan vara fler än en) som ska utreda ärendet meddelas automatiskt per e-post om att ett nytt ärende har kommit in. I DF RESPONS hanterar utredaren kommunikation med arbetstagaren och eventuellt med andra berörda personer. Systemet gör det möjligt för utredaren att även kommunicera med arbetstagare som valt att vara anonyma. All dokumentation och utredning av ärendet gör utredaren i DF RESPONS.
Bilden visar ett vanligt exempel på hur processen kan se ut i DF RESPONS. Med systemets flexmodul kan vi snabbt och enkelt anpassa processen efter era behov och önskemål.
Visselblåsaren anmäler ett allvarligt missförhållande via webbformulär.
Utredare meddelas via mejl om ärendet.
Utredaren dokumenterar kommunikation, bedömning, åtgärder och resultat i ärendet.
När utredningen är klar informeras visselblåsaren om åtgärder och resultat.
Utredaren avslutar ärendet.
I samtliga moduler kan ni på ett enkelt och smidigt sätt ta ut statistikrapporter som ni kan använda som underlag i ert förbättringsarbete.
Det tar inte lång tid att komma igång med DF RESPONS. Eftersom systemet är flexibelt är det enkelt att på ett mycket snabbt sätt anpassa innehållet efter era önskemål och processer.
DF RESPONS anpassar sig efter skärmstorlek så det går lika bra att fylla i formulär och handlägga ärenden via mobiltelefonen som via surfplatta eller en dator.
Systemet håller koll på alla ärenden så att inget faller mellan stolarna. Skulle ett ärende dra ut på tiden får handläggaren en påminnelse via e-post.
Processerna som hanteras i DF RESPONS ger ett komplett stöd för ärende- och dokumenthantering. De uppfyller de lagkrav som finns i exempelvis arbetsmiljölagen och dataskyddsförordningen (GDPR).
Systemloggen visar historik i ärendet. I ärendeloggen kan man se vem som öppnat och tagit del av ett ärende, vilket ger underlag för loggranskning, i enlighet med patientdatalagen.
Personalen som ska hantera ärenden i DF RESPONS har stöd i arbetet genom hela processen. Systemet informerar berörda per e-post när det är dags att utföra aktiviteter i systemet. Handläggaren får vägledning genom hjälptexter, information i mejl och textrutor om vad handläggaren ska göra i nästa steg.
Vilka frågor och svarsalternativ ska finnas i formulären? Vad ska vara obligatoriskt att fylla i? Hur ska processerna se ut? Vilken statistik ska finnas i statistikrapporterna? Ni bestämmer, vi bygger! Går snabbt att anpassa efter kundens behov och önskemål. Både efter de behov som finns idag och de som uppstår senare. Kunden själv kan göra ändringar och bygga egna processer i systemet.
DF RESPONS är byggt i moduler som går att använda var för sig eller tillsammans som en helhet. Allt för att ni ska kunna skapa ett system utifrån era förutsättningar.
Med DF RESPONS har ni stora möjligheter att ta fram statistik utifrån den information som har samlats i systemets ärenden. Förutom de inbyggda de lite enklare standardrapporterna i systemet bygger vi även anpassade statistikmallar. Dessa mallar skapar enhetliga, tydliga statistikrapporter med kundens egen logotype. Med statistikmallen blir det enklare att ta fram en sammanställd rapport som innehåller flera olika tabeller och diagram. Statistik kan tas ut på olika nivåer i organisationsstrukturen t ex på övergripande nivå eller på avdelnings- eller enhetsnivå. Mallen anpassas efter kundens önskemål. Statistiken kan tas ut i ett flertal olika filformat exempelvis Excel, PDF och Word.
Det är även möjligt att ta ut statistik via Power BI i DF RESPONS. Power BI är en plattform från Microsoft som kan användas för att modellera och visualisera information. Fördelen med Power BI-rapporter är framförallt att de är interaktiva, vilket innebär att användaren kan klicka på olika element för att filtrera och analysera statistiken. Rapporterna är integrerade i DF RESPONS och användaren behöver inte ha en egen Power BI-licens. Innehållet i Power BI-rapporter kan också anpassas efter önskemål.
Systemet har en rapporttjänst där statistikrapporter skapas automatiskt, antingen som excel- eller pdf-filer. Statistikrapporten skickas till den inloggade användarens e-postadress.
Det går även att schemalägga utskick av statistikrapporter till valda mottagare vid förutbestämda tidpunkter. Detta kan användas för att på ett smidigt sätt få fram kvartals-, halvårs- eller årsvisa statistikrapporter.
