I våra tidigare artiklar har vi beskrivit vad offentlighetsprincipen innebär för fristående skolor och förskolor och hur verksamheten kan börja förbereda sig inför de nya kraven. När många huvudmän nu ser över sina rutiner dyker ofta nästa fråga upp:
Måste vi börja diarieföra?
När offentlighetsprincipen börjar gälla behöver verksamheten kunna hålla sina handlingar ordnade och snabbt hitta rätt information när den efterfrågas. För många skolor och förskolor väcker det frågan om dagens arbetssätt är tillräckliga – eller om ett diarium kan vara en del av lösningen.
Varför blir frågan om diarieföring aktuell nu?
När offentlighetsprincipen börjar gälla behöver verksamheten kunna hålla sina handlingar ordnade, hitta dem när de efterfrågas och följa hur de har hanterats över tid.
För många fristående skolor och förskolor är det här inget problem i den dagliga verksamheten. Utmaningen uppstår först när information behöver återfinnas snabbt eller när flera dokument som hör till samma ärende ska hållas samman.
Det är därför många huvudmän nu börjar fundera på om dagens arbetssätt är tillräckliga – eller om de behöver ett mer strukturerat sätt att registrera och hantera sina handlingar.
Vad är egentligen ett diarium?
Ett diarium kan enklast beskrivas som ett register över de allmänna handlingar som finns hos verksamheten. Förutom olika handlingars diarienummer innehåller ett diarium vanligtvis en kort information om handlingens innehåll samt datum för när den skickades från, kom in till eller skapades hos verksamheten.
Syftet är att skapa ordning, överblick och spårbarhet. Istället för att informationen ligger utspridd får verksamheten en gemensam plats där handlingar kan registreras, kopplas till rätt ärende och enkelt hittas igen. Ett diarium hjälper verksamheten att besvara frågor som:
- När kom handlingen in?
- Vem registrerade den?
- Vilka dokument hör till ärendet?
- Har det fattats något beslut?
- Har någon begärt ut handlingen tidigare?
När blir diarieföring relevant?
Låt oss ta några vanliga exempel från skolvardagen.
Klagomål från vårdnadshavare
En vårdnadshavare skickar in ett klagomål via e-post. Under de kommande veckorna hanteras ärendet av flera personer. Möten hålls, anteckningar skrivs och ett svar skickas tillbaka. Om informationen sparas på olika platser kan det senare vara svårt att få en samlad bild av vad som faktiskt har hänt.
Avtal och överenskommelser
Verksamheten tecknar avtal med leverantörer eller samarbetspartners. När någon flera år senare behöver hitta avtalet är det viktigt att det går snabbt att hitta rätt version och relevant dokumentation.
Beslut och utredningar
I skolans vardag fattas många olika beslut och utredningar genomförs löpande. När handlingar ska kunna återfinnas över tid blir struktur och sökbarhet viktiga förutsättningar.
Utmaningen är sällan dokumenten – utan att hitta dem
De flesta verksamheter saknar inte information. Utmaningen är oftast att informationen finns på för många olika ställen. När Digital Fox genomförde dialoger med fristående huvudmän inför utvecklingen av den nya modulen Diarium lyftes bland annat frågor kring:
- sökbarhet
- arkivering
- hantering av flera verksamheter eller bolag
- behov av vägledning kring de nya kraven
Det visar att utmaningen ofta handlar mer om struktur än om mängden dokument.
Hur kan ett digitalt diarium hjälpa?
Ett digitalt diarium kan fungera som navet för verksamhetens handlingar och ärenden. Istället för att dokument och e-post ligger utspridda kan information samlas på ett ställe och kopplas till rätt ärende.
Det gör det enklare att:
- registrera handlingar
- hålla ihop dokument som hör samman
- söka fram information
- följa vad som har hänt i ett ärende
- skapa spårbarhet över tid
Diarium i DF RESPONS – utvecklat för fristående skolhuvudmän
För att möta de nya behov som uppstår när offentlighetsprincipen börjar gälla har Digital Fox utvecklat modulen Diarium.
Modulen är särskilt utvecklad för fristående skolor och förskolor och fokuserar på:
- enkel registrering av handlingar
- tydlig struktur
- sökbarhet
- stöd genom hela processen
- spårbarhet och överblick
I systemet samlas informationen i ett ärende från registrering till avslut. Handlingar kan kopplas till ärendet, aktivitet loggas och informationen blir sökbar när den behöver hittas igen. Målet är att göra det enkelt att skapa ordning från början och minska beroendet av personliga e-postlådor, mappar och manuella rutiner.
Sammanfattning
Frågan är kanske inte i första hand om ni måste börja diarieföra. Den viktigare frågan är:
Hur ska ni säkerställa att verksamheten kan hitta, hantera och följa upp sina handlingar när offentlighetsprincipen börjar gälla?
Om ni idag upplever att information finns utspridd mellan olika system, e-postlådor och dokumentmappar är det ett bra tillfälle att redan nu se över hur ni vill organisera arbetet framöver. I nästa artikel tittar vi närmare på en av de frågor som många verksamheter funderar över: Vad är egentligen en allmän handling?
Vill ni veta mer?
