Från den 1 januari 2027 omfattas fristående förskolor, skolor och fritidshem av offentlighetsprincipen. Riksdagen fattade beslut om lagändringen i maj 2026. För många verksamheter innebär det nya krav på hur allmänna handlingar ska hanteras, registreras och lämnas ut. Men vad innebär förändringen i praktiken – och hur kan ni förbereda er redan idag?
En av de största förändringarna för fristående skolhuvudmän på många år
Idag omfattas kommunala skolor av offentlighetsprincipen, medan fristående verksamheter i huvudsak inte gör det. Lagändringen innebär att allmänhetens rätt till insyn ska bli likvärdig oavsett om verksamheten drivs av en kommunal eller en fristående huvudman. De nya reglerna träder i kraft den 1 januari 2027.
Beslutet innebär att enskilda huvudmän i stora delar kommer att omfattas av samma regler kring allmänna handlingar som kommunala verksamheter. För många fristående skolor och förskolor innebär detta ett nytt ansvar och nya arbetssätt kring dokumenthantering, registrering, utlämnande av handlingar och informationshantering.
Vad är offentlighetsprincipen?
Offentlighetsprincipen är en grundläggande del av det svenska demokratiska systemet. Den innebär bland annat att allmänheten har rätt att ta del av allmänna handlingar som finns hos verksamheter som omfattas av lagstiftningen. Syftet är att skapa öppenhet, insyn och möjlighet att granska hur verksamheter bedrivs.
När offentlighetsprincipen börjar gälla för fristående skolhuvudmän kommer allmänheten i många fall att kunna begära ut handlingar från verksamheten på samma sätt som från en kommunal skola.
Vad är en allmän handling?
En central del av offentlighetsprincipen är att allmänheten har rätt att ta del av allmänna handlingar. När de nya reglerna börjar gälla för fristående skolor och förskolor behöver verksamheten därför veta vilka handlingar som omfattas och hur de ska hanteras. Enkelt uttryckt är en handling information som finns lagrad i någon form – fysiskt eller digitalt. Det kan vara ett dokument, ett e-postmeddelande, ett protokoll, ett avtal, en utredning eller annan information som finns i verksamheten. För att en handling ska vara allmän krävs i huvudsak att den har kommit in till verksamheten eller skapats där och att den förvaras hos verksamheten.
Exempel från skolans vardag
Exempel på handlingar som kan vara allmänna är:
- Beslut och protokoll
- Skrivelser och yttranden
- E-postmeddelanden
- Klasslistor och skolkataloger
- Scheman och betyg
- Klagomål och synpunkter
- Ansökningar
- Avtal
Om en handling omfattas av offentlighetsprincipen behöver verksamheten kunna hitta den, bedöma om den är offentlig och hantera en eventuell begäran om utlämnande. Det är också viktigt att komma ihåg att alla uppgifter inte är offentliga. Uppgifter som omfattas av sekretess ska fortfarande skyddas enligt offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser.
Allmän handling är inte alltid samma sak som offentlig handling
Alla handlingar som är allmänna är inte automatiskt offentliga. En handling kan vara allmän, men ändå innehålla uppgifter som skyddas av sekretess. Det gäller exempelvis uppgifter om elever, vårdnadshavare eller andra känsliga personförhållanden. Då får handlingen inte lämnas ut i sin helhet, eller så behöver vissa uppgifter maskeras innan den lämnas ut. Man kan därför säga att:
- Allmän handling = en handling som omfattas av reglerna om offentlighetsprincipen.
- Offentlig handling = en allmän handling som kan lämnas ut eftersom den inte omfattas av sekretess.
Därför blir ordning och sökbarhet viktigt
När någon begär att få ta del av en handling behöver verksamheten snabbt kunna avgöra:
- om handlingen finns,
- om den är en allmän handling,
- och om hela eller delar av innehållet kan lämnas ut.
Det ställer krav på att informationen är ordnad, sökbar och enkel att hitta. För många fristående skolor och förskolor blir detta en av de största praktiska förändringarna när offentlighetsprincipen börjar gälla.
Vad behöver fristående skolor och förskolor göra?
Eftersom lagändringen nu är beslutad behöver alla berörda huvudmän säkerställa att de är redo när reglerna träder i kraft den 1 januari 2027. För många verksamheter innebär det att nya rutiner, ansvarsfördelningar och systemstöd behöver vara på plats redan innan årsskiftet. Några områden som bör ses över är:
- Skapa ordning på dokument och handlingar
Det behöver finnas en tydlig struktur för hur handlingar registreras, sparas och söks fram.
Om dokument idag finns utspridda i olika mappar, e-postlådor eller lokala lösningar kan det bli svårt att hantera framtida begäranden på ett effektivt sätt. - Säkerställa att handlingar går att hitta
En begäran om utlämnande kan kräva att verksamheten snabbt identifierar vilka dokument som berörs.
Sökbarhet blir därför en nyckelfråga. - Ta fram rutiner för utlämnande
Vem ska ta emot begäran?
Vem gör sekretessprövningen?
Hur dokumenteras beslut?
Dessa frågor behöver vara tydligt reglerade i verksamheten. - Utbilda medarbetare
Många medarbetare inom fristående verksamheter har aldrig tidigare arbetat under offentlighetsprincipens krav. Därför kommer utbildning och tydliga interna rutiner att vara viktiga. - Säkerställa arkivering och dokumentation
Verksamheten behöver kunna visa vilka handlingar som har inkommit, upprättats och hanterats över tid. Arkivhanteringen får därmed en större betydelse än tidigare.
Många verksamheter saknar idag ett anpassat stöd
I dialoger med fristående skolor och förskolor ser vi att många idag arbetar med en kombination av e-post, dokumentmappar och manuella rutiner. Det fungerar ofta så länge informationsmängden är begränsad och kraven på insyn är låga. När offentlighetsprincipen träder i kraft förändras förutsättningarna. Då behöver verksamheten kunna:
- registrera handlingar
- hålla information ordnad
- snabbt hitta rätt dokument
- dokumentera vad som har hänt i ett ärende
- hantera utlämnande på ett strukturerat sätt
Det ställer högre krav på både processer och systemstöd.
Så kan ett digitalt diarium underlätta
För att hjälpa fristående skolhuvudmän att möta de nya kraven har Digital Fox utvecklat modulen Diarium i DF RESPONS. Modulen är särskilt anpassad för fristående skolor och förskolor och har utvecklats med fokus på enkelhet, sökbarhet och spårbarhet.
I Diarium kan verksamheten bland annat:
- registrera ärenden och handlingar
- tilldela diarienummer
- koppla dokument till rätt ärende
- söka fram information snabbt
- följa all aktivitet i en ärendelogg
- skapa en tydlig och spårbar dokumenthantering
Målet är att göra det enkelt att skapa ordning och struktur redan från början samt ge verksamheten stöd genom hela processen.
Börja förbereda er redan nu
Genom att redan nu se över rutiner, ansvarsfördelning och systemstöd kan verksamheten skapa en trygg och effektiv övergång till de nya kraven som börjar gälla den 1 januari 2027. Genom att kartlägga era nuvarande rutiner, identifiera vilka handlingar ni hanterar och se över ert systemstöd kan ni skapa en smidig övergång när de nya reglerna börjar gälla. De verksamheter som börjar förbereda sig i god tid kommer ha bättre förutsättningar att möta lagkraven på ett strukturerat och effektivt sätt.
Vill ni veta mer?
Digital Fox hjälper redan idag skolor, förskolor och andra verksamheter att digitalisera processer, rutiner och arbetssätt i DF RESPONS. I vår nya modul Diarium ligger fokus på att skapa ordning, spårbarhet, vägledning och struktur i verksamhetens dokumenthantering. Här kan ni läsa mer om modulen Diarium.
Kontakta oss gärna för att diskutera hur er verksamhet kan förbereda sig inför offentlighetsprincipens införande eller boka en demo av Diarium i DF RESPONS.