Från och med den 1 januari 2027 kommer fristående skolor och förskolor att omfattas av offentlighetsprincipen. För många verksamheter innebär det nya rutiner, nya arbetssätt och nya krav på dokumenthantering. Att börja förbereda sig i god tid minskar risken för stress och osäkerhet när lagstiftningen träder i kraft. Här får ni tips på hur ni kan förbereda er inför lagändringen.
Vad behöver ni ha på plats när reglerna börjar gälla?
Många fristående huvudmän ställer sig nu frågan: ”Vad behöver vi faktiskt ha på plats när reglerna börjar gälla?”. Ett bra sätt att börja är att gå igenom verksamheten utifrån några konkreta frågor.
1. Vet ni var era handlingar finns?
Tänk er följande situation: En vårdnadshavare vill ta del av ett klagomål som skickades in för sex månader sedan. Var finns dokumentationen?
- I rektorns e-post?
- I ett verksamhetssystem?
- I en mapp på skolans server?
- I ett dokument som någon sparat lokalt?
Om ingen vet var handlingen finns riskerar ni att lägga mycket tid på att leta efter information som borde vara enkel att hitta. Fundera därför på:
- Var lagras inkomna handlingar idag?
- Var sparas beslut och protokoll?
- Hur hanteras e-post som rör verksamheten?
2. Kan ni hitta ett dokument även när rätt person inte är på jobbet?
I många skolor är kunskapen personbunden. Kanske vet administratören exakt var alla dokument finns. Eller så har rektorn full koll på gamla ärenden. Men vad händer om personen är sjuk, har semester eller har slutat? Om svaret är att ingen annan kan hitta informationen finns en risk att verksamheten blir sårbar.
Målet bör vara att:
- flera personer kan hitta informationen
- handlingar är sökbara
- information inte är beroende av enskilda medarbetare
3. Vet ni vilka handlingar som skapas varje dag?
En vanlig missuppfattning är att allmänna handlingar främst handlar om stora beslut, yttranden och tillsynsärenden. I verkligheten uppstår handlingar hela tiden i skolans vardag, exempelvis:
- klagomål från vårdnadshavare
- synpunkter som skickas via e-post
- ansökningar om ledighet
- beslut från rektor
- avtal med leverantörer
- dokumentation i olika utredningar
Ju bättre överblick ni har över verksamhetens informationsflöden, desto enklare blir det att skapa tydliga rutiner.
4. Vet alla vad de ska göra om någon begär ut en handling?
Föreställ er att en journalist ringer till skolan och vill ta del av ett beslut eller en utredning. Vet den person som svarar:
- vem som ansvarar för frågan?
- hur begäran ska hanteras?
- vem som ska söka fram dokumentet?
Många verksamheter upptäcker att de saknar tydliga rutiner när de börjar diskutera sådana scenarier.
Ett enkelt första steg är därför att dokumentera:
- vem som tar emot en begäran
- vem som ansvarar för handläggningen
- vem som fattar beslut om utlämnande
5. Hur många olika ställen behöver ni leta på för att hitta all information i ett ärende?
Tänk på ett vanligt klagomålsärende. Informationen kan finnas på flera platser:
- det ursprungliga mejlet från vårdnadshavaren
- anteckningar från möten
- interna diskussioner
- beslut från rektor
- uppföljande korrespondens
Om delar av informationen ligger i olika system eller mappar blir det svårt att få en samlad bild.
Fundera därför på om ni har en struktur där handlingar som hör ihop också hålls ihop.
6. Hur arbetar era olika enheter idag?
För huvudmän som driver flera verksamheter är det vanligt att rutinerna skiljer sig åt. Kanske arbetar förskolorna på ett sätt, grundskolorna på ett annat och administrationen på ett tredje. Det kan fungera i vardagen, men blir mer utmanande när gemensamma krav på dokumenthantering ska uppfyllas.
Ju mer enhetliga rutiner ni har, desto enklare blir det att säkerställa kvalitet och följsamhet.
7. Har ni ett arbetssätt för att följa vad som har hänt i ett ärende?
Tänk er att ni behöver svara på frågor som:
- När kom handlingen in?
- Vem tog emot den?
- Vilka åtgärder har vidtagits?
- När fattades beslut?
- Har något lämnats ut tidigare?
Om svaren kräver att flera personer måste leta i olika e-postlådor eller mappar finns det ofta möjlighet att skapa bättre struktur.
Spårbarhet blir viktigare när verksamheten behöver kunna visa hur handlingar har hanterats över tid.
8. Om ni fick en begäran imorgon – skulle ni känna er trygga?
Det här är egentligen den viktigaste frågan. Om någon redan imorgon begärde ut handlingar från verksamheten:
- Vet ni hur ni skulle agera?
- Vet ni vem som skulle göra vad?
- Vet ni hur dokumenten skulle hittas?
Om ni känner er osäkra är ni långt ifrån ensamma. För många fristående skolor och förskolor handlar förberedelserna inför 2027 inte om att göra om hela verksamheten – utan om att skapa tydligare rutiner, bättre ordning och en struktur som gör det enkelt att göra rätt.
Sammanfattning
Offentlighetsprincipen handlar inte bara om juridik. I praktiken handlar den om att kunna hitta rätt information när den behövs.
Börja därför med att ställa några enkla frågor till er själva:
✓ Vet vi var våra handlingar finns?
✓ Är informationen sökbar?
✓ Har vi tydliga rutiner?
✓ Vet personalen hur de ska agera?
✓ Har vi rätt stöd för att skapa ordning och spårbarhet?
Ju tidigare ni börjar arbetet, desto enklare blir övergången när de nya reglerna börjar gälla den 1 januari 2027
Är ert nuvarande systemstöd tillräckligt?
När många verksamheter går igenom frågorna ovan upptäcker de att utmaningen inte bara handlar om rutiner – utan också om systemstöd. Om handlingar och dokument finns utspridda i olika e-postlådor, dokumentmappar och verksamhetssystem blir det svårt att skapa den struktur, sökbarhet och spårbarhet som krävs i vardagen.
Ett systemstöd som samlar information på ett ställe kan göra stor skillnad. Det blir enklare att registrera handlingar, följa ett ärendes gång, hitta dokument när någon begär ut dem och säkerställa att viktig information inte är beroende av enskilda medarbetare.
Diarium – utvecklat för fristående skolor och förskolor
För att hjälpa fristående huvudmän att möta de nya kraven har vi på Digital Fox utvecklat modulen Diarium i DF RESPONS.
Modulen är särskilt framtagen för fristående skolor och förskolor och hjälper verksamheten att skapa struktur kring handlingar, dokument och ärenden. All information samlas på ett ställe och kan enkelt registreras, sökas fram och följas upp vid behov.
Målet är att göra det enkelt att skapa ordning från början – så att verksamheten kan fokusera på sitt uppdrag istället för att lägga tid på att leta efter information.
Vill ni veta mer? I nästa artikel tittar vi närmare på varför många fristående verksamheter kommer att behöva ett diarium när offentlighetsprincipen börjar gälla och hur ett digitalt stöd kan underlätta arbetet i praktiken