Intresset för Digitala elevakter är stort och vi får många frågor från både befintliga kunder och andra kommuner om vår lösning. I samband med höstterminens start införde Ekerö kommun digitala elevakter på samtliga skolor i kommunen. Varför valde Ekerö att införa digitala elevakter? Hur har införandet fungerat? Vi kontaktade Tom Ragnartz, utvecklingsledare på Barn- och utbildningsförvaltningen, och ansvarig för införandet av Digitala elevakter i Ekerö kommun, för att få svar på våra frågor.
Varför valde Ekerö kommun att införa DF RESPONS lösning för Digitala elevakter?
Ekerö kommun hade flera behov som verksamhetssystemet DF RESPONS kunde hjälpa till att hantera:
• få en överblick för elever i behov av särskilt stöd
• samla och digitalisera all information på en plats
• strukturera och tydliggöra processen kring särskilt stöd
• systematisera arbetet
• göra process och beslutsgång rättssäker
• öka säkerheten kring åtkomst av materialet
• tydliggöra ansvaret i processen
• samla ihop och på ett enkelt sätt kunna radera all information kring en person (GDPR)
Dessutom var DF RESPONS redan implementerat i kommunen och uppskattat hos skolorna.
Vilka processer använder ni lösningen för idag?
• Anmälan om elev i behov av särskilt stöd (när en elev behöver lyftas på ett EHT-möte)
• EHT-Möte (Agenda & protokoll)
• Utredning av särskilt stöd
• Åtgärdsprogram
• Tilläggsbelopp (alla enheter söker tilläggsbelopp genom DF RESPONS)
• Extra anpassningar (dokumenteras och följs sedan upp i DF RESPONS)
• ALSUP & Plan B samtal (CPS-satsning som Ekerö kommun arbetar med)
• Tjänsteanteckning (dokumentation av information som kompletterar aktuellt ärende)
• Rektorsbeslut (fristående beslut eller inbakat i åtgärdsprogrammet)
• Kränkande behandling (Anmälan, utredning och uppföljning av kränkningar)
• Barnolycksfall (Barnolycksfall & Tillbud, utredning och åtgärd)
• Elevakt (samlingsplats för alla ärenden för en specifik elev)
Vilka fördelar ser du med att hantera de processerna i DF RESPONS? Nackdelar?
Fördelarna är att allt blir samlat och kopplat till Elevakten. Det blir lättare att hitta information och material, och vi får bättre kontroll över hela arbetsprocessen från Extra anpassning till att söka Tilläggsbelopp. Huvudmannen säkerställer att skolor arbetar på ett likvärdigt sätt och det blir enklare att kompetensutveckla personalen vid behov. En risk som vi kan se är att det kan bli sårbart med många funktioner i ett system.
Hur har personalen reagerat på införandet? Vad har fungerat bra? Utmaningar?
Vi har fått positiv feedback från skolorna. Det vart aldrig gnissel ”nu blir det ett nytt system” då vi redan hade infört DF RESPONS med hanteringen av Kränkande behandling och Barnolycksfall. Digitala elevakter har varit en funktion som vi har behövt under en längre tid så det har tagits emot väldigt väl. Det har varit en utmaning att lära ut arbetsprocessen kopplat till modulerna i DF RESPONS t ex i vilken modul man ska in och jobba i beroende på vilket läge i arbetsprocessen vi är i.
Ni har gjort en hel del utveckling och anpassningar själva? Hur upplever ni detta i DF RESPONS?
Att själva kunna administrera i DF RESPONS är en tidsbesparning för både kommunen och Digital Fox.
Istället för att skicka 50 uppdragsmail till leverantören så blir det 5 supportmail för de funktioner man inte lyckas med. Att själva hantera verktygets administration gör att man får en bättre inblick över vilka funktioner och inställningar systemet har att erbjuda. Det innebär att när vi ska effektivisera/digitalisera en process i verksamheten så kan man bättre se möjligheten om det går att digitalisera processen i DF RESPONS. Jag personligen tycker att DF RESPONS är ett lätthanterligt verksamhetssystem för både användaren och administratören.
Här kan du läsa mer om digitala elevakter.
