Att lyckas med det systematiska kvalitetsarbetet enligt SOSFS 2011:9 är inte en enkel uppgift. För att underlätta arbetet för personalen i verksamheterna är en tydlig struktur och process att följa till stor nytta. DF RESPONS modul Synpunkter och klagomål hjälper personalen med just detta. Systemet skickar mejl när en synpunkt kommer in till verksamheten och påminnelser skickas automatiskt om utredningen inte är slutförd eller om ett svar inte har skickats till synpunktslämnaren i tid.
Systemet stödjer hela processen från att ett klagomål registreras till att utredning har genomförts och svar har lämnats.
Om ni har vår modul för Avvikelsehantering kan ett klagomål kopplas till avvikelsemodulen och vid behov utredas som en avvikelse.
Bilden visar ett vanligt exempel på hur processen kan se ut i DF RESPONS. Med systemets flexmodul kan vi snabbt och enkelt anpassa processen efter era behov och önskemål.
Synpunkt skickas in via webbformulär.
Synpunktsmottagare meddelas om ärendet via mejl.
Synpunktsmottagare utser utredare för ärendet. Mejl till utredare.
Utredare dokumenterar utredning och besvarar synpunkten. Mejl till synpunktslämnaren.
Utredaren avslutar ärendet.
I samtliga moduler kan ni på ett enkelt och smidigt sätt ta ut statistikrapporter som ni kan använda som underlag i ert förbättringsarbete.
Det tar inte lång tid att komma igång med DF RESPONS. Eftersom systemet är flexibelt är det enkelt att på ett mycket snabbt sätt anpassa innehållet efter era önskemål och processer.
DF RESPONS anpassar sig efter skärmstorlek så det går lika bra att fylla i formulär och handlägga ärenden via mobiltelefonen som via surfplatta eller en dator.
Systemet håller koll på alla ärenden så att inget faller mellan stolarna. Skulle ett ärende dra ut på tiden får handläggaren en påminnelse via e-post.
Processerna som hanteras i DF RESPONS ger ett komplett stöd för ärende- och dokumenthantering. De följer de krav som ställs i SOSFS 2011:9, Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, och dataskyddsförordningen (GDPR).
Systemloggen visar historik i ärendet. I ärendeloggen kan man se vem som öppnat och tagit del av ett ärende, vilket ger underlag för loggranskning, i enlighet med patientdatalagen.
Personalen som ska hantera ärenden i DF RESPONS har stöd i arbetet genom hela processen. Systemet informerar berörda per e-post när det är dags att utföra aktiviteter i systemet. Handläggaren får vägledning genom hjälptexter, information i mejl och textrutor om vad handläggaren ska göra i nästa steg.
Vilka frågor och svarsalternativ ska finnas i formulären? Vad ska vara obligatoriskt att fylla i? Hur ska processerna se ut? Vilken statistik ska finnas i statistikrapporterna? Ni bestämmer, vi bygger! Går snabbt att anpassa efter kundens behov och önskemål. Både efter de behov som finns idag och de som uppstår senare. Kunden själv kan göra ändringar och bygga egna processer i systemet.
DF RESPONS är byggt i moduler som går att använda var för sig eller tillsammans som en helhet. Allt för att ni ska kunna skapa ett system utifrån era förutsättningar.
Vi erbjuder två olika typer av system för vård och omsorg, flex och bas. DF RESPONS är flexsystemet som är flexibelt och anpassningsbart i alla delar, medan bassystemet består av standardmoduler som ser likadana ut hos alla kunder. Bassystemet för vård och omsorg heter Omsorg Bas.
år i branschen
kunder
medarbetare
kundnöjdhet
Med DF RESPONS har ni stora möjligheter att ta fram statistik utifrån den information som har samlats i systemets ärenden. Förutom de inbyggda de lite enklare standardrapporterna i systemet bygger vi även anpassade statistikmallar. Dessa mallar skapar enhetliga, tydliga statistikrapporter med kundens egen logotype. Med statistikmallen blir det enklare att ta fram en sammanställd rapport som innehåller flera olika tabeller och diagram. Statistik kan tas ut på olika nivåer i organisationsstrukturen t ex på övergripande nivå eller på avdelnings- eller enhetsnivå. Mallen anpassas efter kundens önskemål. Statistiken kan tas ut i ett flertal olika filformat exempelvis Excel, PDF och Word.
Det är även möjligt att ta ut statistik via Power BI i DF RESPONS. Power BI är en plattform från Microsoft som kan användas för att modellera och visualisera information. Fördelen med Power BI-rapporter är framförallt att de är interaktiva, vilket innebär att användaren kan klicka på olika element för att filtrera och analysera statistiken. Rapporterna är integrerade i DF RESPONS och användaren behöver inte ha en egen Power BI-licens. Innehållet i Power BI-rapporter kan också anpassas efter önskemål.
Systemet har en rapporttjänst där statistikrapporter skapas automatiskt, antingen som excel- eller pdf-filer. Statistikrapporten skickas till den inloggade användarens e-postadress.
Det går även att schemalägga utskick av statistikrapporter till valda mottagare vid förutbestämda tidpunkter. Detta kan användas för att på ett smidigt sätt få fram kvartals-, halvårs- eller årsvisa statistikrapporter.
