Med vår modul för synpunktshantering blir det enkelt för medborgarna att lämna frågor, klagomål, beröm, idéer och förslag som berör er verksamhet. Det blir också lätt för personalen som ska svara på synpunkterna.
Oavsett hur synpunkten kommer in till er, via formulär på hemsidan, e-post eller muntligt, kan synpunkten registreras i systemet. Hela ärendeprocessen – registrering, handläggning, utskick av svar och avslut – hanteras i DF RESPONS. Systemet håller koll på alla ärenden så att inget glöms bort eller faller mellan stolarna. Berörd personal informeras automatiskt om något ska göras i systemet och får påminnelser om något glöms bort. På så sätt kvalitetssäkras hela processen.
Det är möjligt för er att publicera synpunkter och svar på er hemsida. Det kan ni låta systemet göra automatiskt efter att ni har godkänt publiceringen. Andra medborgare får då möjlighet att ta del av synpunkterna och svaren vilket skapar transparens och öppenhet.
Med några knapptryck får ni ut statistikrapporter som ni kan använda som underlag i ert förbättringsarbete. I rapporten får ni till exempel information om vilken typ av synpunkter som kommer in till er, vad de handlar om och hur långa handläggningstider ni har.
Bilden visar ett vanligt exempel på hur processen kan se ut i DF RESPONS. Med systemets flexmodul kan vi snabbt och enkelt anpassa processen efter era behov och önskemål.
Medborgare skickar in en synpunkt via webbformulär på er hemsida.
Kundtjänst/registrator meddelas om ärendet via mejl och väljer handläggare.
Handläggaren dokumenterar svar, åtgärder, resultat och genomför publiceringsgranskning.
Handläggaren skickar svar till synpunktslämnaren och avslutar ärendet.
Synpunkt och svar publiceras automatiskt på er hemsida om handläggaren har godkänt publicering.
Vi vill veta vad du tycker! Tidaholms kommun uppmanar alla invånare och besökare att lämna in synpunkter, förslag, beröm och klagomål till dem. Det finns en tydlig länk till Synpunkter och felanmälan överst på alla sidor på tidaholm.se.
I Kristinehamns kommun lämnar medborgare synpunkter via ”Tyck till” på kommunens hemsida. Det finns en knapp för ”Tyck till” på alla sidor så att invånare och besökare enkelt hittar till synpunktsformuläret.
I samtliga moduler kan ni på ett enkelt och smidigt sätt ta ut statistikrapporter som ni kan använda som underlag i ert förbättringsarbete.
Det tar inte lång tid att komma igång med DF RESPONS. Eftersom systemet är flexibelt är det enkelt att på ett mycket snabbt sätt anpassa innehållet efter era önskemål och processer.
DF RESPONS anpassar sig efter skärmstorlek så det går lika bra att fylla i formulär och handlägga ärenden via mobiltelefonen som via surfplatta eller en dator.
Systemet håller koll på alla ärenden så att inget faller mellan stolarna. Skulle ett ärende dra ut på tiden får handläggaren en påminnelse via e-post.
Processerna som hanteras i DF RESPONS ger ett komplett stöd för ärende- och dokumenthantering. DF RESPONS uppfyller de lagkrav som finns gällande diarieföring i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) samt hantering av personuppgifter i dataskyddsförordningen (GDPR).
Systemloggen visar historik i ärendet. I ärendeloggen kan man se vem som öppnat och tagit del av ett ärende, vilket ger underlag för loggranskning, i enlighet med patientdatalagen.
Personalen som ska hantera ärenden i DF RESPONS har stöd i arbetet genom hela processen. Systemet informerar berörda per e-post när det är dags att utföra aktiviteter i systemet. Handläggaren får vägledning genom hjälptexter, information i mejl och textrutor om vad handläggaren ska göra i nästa steg.
Vilka frågor och svarsalternativ ska finnas i formulären? Vad ska vara obligatoriskt att fylla i? Hur ska processerna se ut? Vilken statistik ska finnas i statistikrapporterna? Ni bestämmer, vi bygger! Går snabbt att anpassa efter kundens behov och önskemål. Både efter de behov som finns idag och de som uppstår senare. Kunden själv kan göra ändringar och bygga egna processer i systemet.
DF RESPONS är byggt i moduler som går att använda var för sig eller tillsammans som en helhet. Allt för att ni ska kunna skapa ett system utifrån era förutsättningar.
Med DF RESPONS har ni stora möjligheter att ta fram statistik utifrån den information som har samlats i systemets ärenden. Förutom de inbyggda de lite enklare standardrapporterna i systemet bygger vi även anpassade statistikmallar. Dessa mallar skapar enhetliga, tydliga statistikrapporter med kundens egen logotype. Med statistikmallen blir det enklare att ta fram en sammanställd rapport som innehåller flera olika tabeller och diagram. Statistik kan tas ut på olika nivåer i organisationsstrukturen t ex på övergripande nivå eller på avdelnings- eller enhetsnivå. Mallen anpassas efter kundens önskemål. Statistiken kan tas ut i ett flertal olika filformat exempelvis Excel, PDF och Word.
Det är även möjligt att ta ut statistik via Power BI i DF RESPONS. Power BI är en plattform från Microsoft som kan användas för att modellera och visualisera information. Fördelen med Power BI-rapporter är framförallt att de är interaktiva, vilket innebär att användaren kan klicka på olika element för att filtrera och analysera statistiken. Rapporterna är integrerade i DF RESPONS och användaren behöver inte ha en egen Power BI-licens. Innehållet i Power BI-rapporter kan också anpassas efter önskemål.
Systemet har en rapporttjänst där statistikrapporter skapas automatiskt, antingen som excel- eller pdf-filer. Statistikrapporten skickas till den inloggade användarens e-postadress.
Det går även att schemalägga utskick av statistikrapporter till valda mottagare vid förutbestämda tidpunkter. Detta kan användas för att på ett smidigt sätt få fram kvartals-, halvårs- eller årsvisa statistikrapporter.
