En vanlig anledning till att medborgare kontaktar kommunen är för att göra en felanmälan – till exempel när gatubelysningen inte fungerar eller ett träd har blåst ner över en gång- och cykelbana.
Med DF RESPONS system för felanmälan blir processen enkel för alla. Medborgaren kan snabbt anmäla ett fel genom att markera platsen direkt på en karta. För kommunens personal är det lika smidigt att ta emot, handlägga och följa upp ärendet. När utföraren har åtgärdat felet försvinner det automatiskt från kartan, vilket både ger tydlig återkoppling och minskar risken för att ett fel rapporteras flera gånger.
På så sätt blir felhanteringen mer effektiv, överskådlig och trygg – för både medborgare och kommun.
Vårt felanmälningssystem fungerar även för andra myndigheter och organisationer. Modulen går att anpassa efter varje kunds unika behov och önskemål.
I vårt felanmälningssystem kan ni välja vilken karta ni vill att felen markeras på. Vi har möjlighet att göra koppling mot Google maps, Open Street map, eller mot eget GIS-system via WMS. Med eget GIS-systemet kan ni själva bestämma vilken kartdata som ska visas i kartan.
I systemet finns även möjlighet att skicka arbetsorder till utförare, både interna och externa. Via mobiltelefonen kan utföraren återkoppla till kommunens handläggare när felet är åtgärdat.
Systemets kartrapporter sammanställer inkomna felanmälningar geografiskt. Varje fel kan visas med en specifik färg utifrån kategori, exempelvis status, prioritet eller typ av ärende.
Här ser du ett exempel på hur processen för felanmälan för en kommun kan se ut i DF RESPONS. Med systemets flexmodul kan vi snabbt och enkelt anpassa processen efter era behov och önskemål.
Medborgare gör en felanmälan via ett formulär på kommunens hemsida.
Handläggare meddelas om att det har kommit in en ny felanmälan via mejl.
Handläggare skickar arbetsorder till utförare. Utföraren meddelas via mejl.
Utförare återkopplar till handläggaren via länkar i mejlet när felet är åtgärdat. Handläggaren meddelas via mejl.
Handläggaren avslutar felanmälan. Automatiskt svar skickas till medborgaren som har anmält felet.
Har du sett en trasig gatulampa, klotter eller en lös bräda i staketet runt lekplatsen? Gör en felanmälan och uppmärksamma oss på saker som behöver åtgärdas, skriver Falköpings kommun på sin hemsida. På kartan i formuläret kan invånarna se vilka fel som redan är anmälda.
Svedala kommun använder sin egen GIS-karta i formuläret för felanmälan. Om medborgaren vill anmäla ett fel som gäller gatubelysning tänds kartlagret för gatubelysning upp på kartan. På så sätt kan medborgaren markera exakt vilken lampa som är trasig.
I samtliga moduler kan ni på ett enkelt och smidigt sätt ta ut statistikrapporter som ni kan använda som underlag i ert förbättringsarbete.
Det tar inte lång tid att komma igång med DF RESPONS. Eftersom systemet är flexibelt är det enkelt att på ett mycket snabbt sätt anpassa innehållet efter era önskemål och processer.
DF RESPONS anpassar sig efter skärmstorlek så det går lika bra att fylla i formulär och handlägga ärenden via mobiltelefonen som via surfplatta eller en dator.
Systemet håller koll på alla ärenden så att inget faller mellan stolarna. Skulle ett ärende dra ut på tiden får handläggaren en påminnelse via e-post.
Processerna som hanteras i DF RESPONS ger ett komplett stöd för ärende- och dokumenthantering. DF RESPONS uppfyller de lagkrav som finns gällande diarieföring i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) samt hantering av personuppgifter i dataskyddsförordningen (GDPR).
Systemloggen visar historik i ärendet. I ärendeloggen kan man se vem som öppnat och tagit del av ett ärende, vilket ger underlag för loggranskning, i enlighet med patientdatalagen.
Personalen som ska hantera ärenden i DF RESPONS har stöd i arbetet genom hela processen. Systemet informerar berörda per e-post när det är dags att utföra aktiviteter i systemet. Handläggaren får vägledning genom hjälptexter, information i mejl och textrutor om vad handläggaren ska göra i nästa steg.
Vilka frågor och svarsalternativ ska finnas i formulären? Vad ska vara obligatoriskt att fylla i? Hur ska processerna se ut? Vilken statistik ska finnas i statistikrapporterna? Ni bestämmer, vi bygger! Går snabbt att anpassa efter kundens behov och önskemål. Både efter de behov som finns idag och de som uppstår senare. Kunden själv kan göra ändringar och bygga egna processer i systemet.
DF RESPONS är byggt i moduler som går att använda var för sig eller tillsammans som en helhet. Allt för att ni ska kunna skapa ett system utifrån era förutsättningar.
Med DF RESPONS har ni stora möjligheter att ta fram statistik utifrån den information som har samlats i systemets ärenden. Förutom de inbyggda de lite enklare standardrapporterna i systemet bygger vi även anpassade statistikmallar. Dessa mallar skapar enhetliga, tydliga statistikrapporter med kundens egen logotype. Med statistikmallen blir det enklare att ta fram en sammanställd rapport som innehåller flera olika tabeller och diagram. Statistik kan tas ut på olika nivåer i organisationsstrukturen t ex på övergripande nivå eller på avdelnings- eller enhetsnivå. Mallen anpassas efter kundens önskemål. Statistiken kan tas ut i ett flertal olika filformat exempelvis Excel, PDF och Word.
Det är även möjligt att ta ut statistik via Power BI i DF RESPONS. Power BI är en plattform från Microsoft som kan användas för att modellera och visualisera information. Fördelen med Power BI-rapporter är framförallt att de är interaktiva, vilket innebär att användaren kan klicka på olika element för att filtrera och analysera statistiken. Rapporterna är integrerade i DF RESPONS och användaren behöver inte ha en egen Power BI-licens. Innehållet i Power BI-rapporter kan också anpassas efter önskemål.
Systemet har en rapporttjänst där statistikrapporter skapas automatiskt, antingen som excel- eller pdf-filer. Statistikrapporten skickas till den inloggade användarens e-postadress.
Det går även att schemalägga utskick av statistikrapporter till valda mottagare vid förutbestämda tidpunkter. Detta kan användas för att på ett smidigt sätt få fram kvartals-, halvårs- eller årsvisa statistikrapporter.
