Enligt skollagen ska alla huvudmän ha rutiner för att ta emot och utreda klagomål mot utbildningen. Huvudmannen ska se till att nödvändiga åtgärder vidtas om det genom uppföljning, klagomål eller på annat sätt framkommer att det finns brister i verksamheten.
Med vår modul Synpunkter och klagomål får ni stöd genom hela processen från att ett klagomål registreras till att utredning har genomförts och svar har lämnats. Systemet håller koll på alla ärenden så att inget glöms bort eller faller mellan stolarna. En väl fungerande klagomålshantering ger er möjlighet att uppmärksamma och åtgärda brister så tidigt som möjligt.
Elever och vårdnadshavare kan på ett enkelt sätt lämna synpunkter och klagomål på verksamheten via ett webbformulär på er hemsida. Med DF RESPONS som stöd blir det också lätt för er att utreda och svara på klagomålen som kommer in. Ni informeras via mejl när det är dags att utföra aktiviteter i systemet och påminnelser skickas ut automatiskt.
Synpunkter och klagomål är en värdefull källa till information för huvudmannen i arbetet med att identifiera förbättringsområden. En analys av innehållet i, och omfattningen av, inkomna klagomål är därför en viktig del av kvalitetsarbetet och en utgångspunkt för planeringen och genomförandet av åtgärder. Med DF RESPONS statistikfunktion kan ni enkelt få ut statistik som ni kan använda som underlag i ert utvecklingsarbete.
Bilden visar ett vanligt exempel på hur processen kan se ut i DF RESPONS. Med systemets flexmodul kan vi snabbt och enkelt anpassa processen efter era behov och önskemål.
Medborgare lämnar en synpunkt via webbformulär.
Ansvarig för klagomåls-hanteringen meddelas via mejl.
Ansvarig väljer utredare för ärendet (t ex rektor). Mejl till utredare.
Ansvarig utredare genomför utredning, dokumenterar åtgärder och resultat.
Ansvarig utredare svarar synpunkts-lämnaren. Vid behov följs ärendet upp.
Ärendet avslutas av ansvarig utredare.
Utbildningskontoret i Södertälje kommun använder sedan våren 2023 DF RESPONS synpunktsmodul för att ta emot, utreda och svara på synpunkter och klagomål. ”Om förskolan, skolan eller fritidshemmet inte motsvarar dina förväntningar, eller om du eller ditt barn är missnöjda med något vill vi veta det”, skriver utbildningskontoret på kommunens hemsida. ”Dina synpunkter är viktiga för skolans utveckling och kvalitetsarbete”.
I Haninge kommun har man valt att ha en samlad synpunktshantering för hela kommunen – en väg in för medborgaren. Den som vill lämna en synpunkt gör det på samma formulär på hemsidan oavsett vilken verksamhet man vill lämna sin synpunkt till. Synpunktsformuläret anpassar sig efter de val du gör i formuläret. När du väljer att lämna ett klagomål som gäller Förskola, skola och gymnasium anpassar sig formuläret för att följa skollagens bestämmelser för klagomålshantering.
I samtliga moduler kan ni på ett enkelt och smidigt sätt ta ut statistikrapporter som ni kan använda som underlag i ert förbättringsarbete.
Det tar inte lång tid att komma igång med DF RESPONS. Eftersom systemet är flexibelt är det enkelt att på ett mycket snabbt sätt anpassa innehållet efter era önskemål och processer.
DF RESPONS anpassar sig efter skärmstorlek så det går lika bra att fylla i formulär och handlägga ärenden via mobiltelefonen som via surfplatta eller en dator.
Systemet håller koll på alla ärenden så att inget faller mellan stolarna. Skulle ett ärende dra ut på tiden får handläggaren en påminnelse via e-post.
Processerna som hanteras i DF RESPONS ger ett komplett stöd för ärende- och dokumenthantering. De uppfyller de lagkrav som finns i exempelvis skollagen, diskrimineringslagen, arbetsmiljölagen och dataskyddsförordningen (GDPR).
Systemloggen visar historik i ärendet. I ärendeloggen kan man se vem som öppnat och tagit del av ett ärende, vilket ger underlag för loggranskning, i enlighet med patientdatalagen.
Personalen som ska hantera ärenden i DF RESPONS har stöd i arbetet genom hela processen. Systemet informerar berörda per e-post när det är dags att utföra aktiviteter i systemet. Handläggaren får vägledning genom hjälptexter, information i mejl och textrutor om vad handläggaren ska göra i nästa steg.
Vilka frågor och svarsalternativ ska finnas i formulären? Vad ska vara obligatoriskt att fylla i? Hur ska processerna se ut? Vilken statistik ska finnas i statistikrapporterna? Ni bestämmer, vi bygger! Går snabbt att anpassa efter kundens behov och önskemål. Både efter de behov som finns idag och de som uppstår senare. Kunden själv kan göra ändringar och bygga egna processer i systemet.
DF RESPONS är byggt i moduler som går att använda var för sig eller tillsammans som en helhet. Allt för att ni ska kunna skapa ett system utifrån era förutsättningar.
Vi erbjuder två olika typer av system för skola och förskola, flex och bas. DF RESPONS är flexsystemet som är flexibelt och anpassningsbart i alla delar, medan bassystemet består av standardmoduler som ser likadana ut hos alla kunder. Bassystemet för skola och förskola heter Skola Bas.
Med DF RESPONS har ni stora möjligheter att ta fram statistik utifrån den information som har samlats i systemets ärenden. Förutom de inbyggda de lite enklare standardrapporterna i systemet bygger vi även anpassade statistikmallar. Dessa mallar skapar enhetliga, tydliga statistikrapporter med kundens egen logotype. Med statistikmallen blir det enklare att ta fram en sammanställd rapport som innehåller flera olika tabeller och diagram. Statistik kan tas ut på olika nivåer i organisationsstrukturen t ex på övergripande nivå eller på avdelnings- eller enhetsnivå. Mallen anpassas efter kundens önskemål. Statistiken kan tas ut i ett flertal olika filformat exempelvis Excel, PDF och Word.
Det är även möjligt att ta ut statistik via Power BI i DF RESPONS. Power BI är en plattform från Microsoft som kan användas för att modellera och visualisera information. Fördelen med Power BI-rapporter är framförallt att de är interaktiva, vilket innebär att användaren kan klicka på olika element för att filtrera och analysera statistiken. Rapporterna är integrerade i DF RESPONS och användaren behöver inte ha en egen Power BI-licens. Innehållet i Power BI-rapporter kan också anpassas efter önskemål.
Systemet har en rapporttjänst där statistikrapporter skapas automatiskt, antingen som excel- eller pdf-filer. Statistikrapporten skickas till den inloggade användarens e-postadress.
Det går även att schemalägga utskick av statistikrapporter till valda mottagare vid förutbestämda tidpunkter. Detta kan användas för att på ett smidigt sätt få fram kvartals-, halvårs- eller årsvisa statistikrapporter.
