Diarium
Diarium – modul för fristående skolor och förskolor
När offentlighetsprincipen införs för fristående skolor och förskolor ställs nya krav på hur allmänna handlingar ska hanteras. Med Diarium i DF RESPONS får ni ett strukturerat arbetssätt som gör det enkelt att registrera, hantera och lämna ut handlingar – med full kontroll och spårbarhet.
Diarieföring för fristående skolor och förskolor – vad innebär de nya kraven?
Från och med den 1 januari 2027 omfattas fristående skolhuvudmän av offentlighetsprincipen. Det innebär att:
- Allmänna handlingar ska kunna registreras och hållas ordnade
- Handlingar ska kunna lämnas ut vid begäran
- Verksamheten behöver säkerställa spårbarhet och dokumentation
Detta ställer nya krav på struktur och arbetssätt i hela organisationen.
Från lagkrav till fungerande arbetssätt
För många fristående verksamheter innebär detta ett helt nytt arbetssätt. Dokument som tidigare hanterats lokalt behöver nu klassificeras, registreras och kunna lämnas ut vid begäran – ofta med kort framförhållning.
För att möta de nya kraven har Digital Fox utvecklat en särskild modul i DF RESPONS – Diarium för fristående skolhuvudmän. Modulen är utvecklad för att göra kraven praktiskt hanterbara i vardagen. Vi har lagt fokus på:
Enkelhet och användarvänlighet
Det ska vara enkelt att göra rätt från början. Eftersom arbetssättet är nytt för användarna har vi fokuserat på enkelhet, tydlig struktur och användarvänlighet
Stöd genom hela processen
Instruktioner och hjälptexter med tydliga laghänvisningar guidar användaren genom alla steg – från registrering av handlingar, kategorisering och utelämnande av handlingar.
Söka och hitta snabbt
Vår sökfunktion gör det enkelt att hitta rätt handling när någon begär ut information.
Spårbarhet och transparens
I ärendeloggen kan ni se allt som har hänt i ett ärendet. Ni får full överblick över vad som har inkommit, skapats och hanterats i verksamheten.
Resultatet är en lösning som skapar både trygghet och effektivitet i organisationen.
Anpassat för skolor och förskolor
Diarium i DF RESPONS är ingen generell modul för diarieföring – det är utvecklat och helt anpassat för att användas av fristående skolhuvudmän.
Så fungerar det i praktiken
I DF RESPONS samlas all information i ett ärende – från första registrering till avslut.
- Ett ärende skapas och får ett diarienummer
- Handlingar kopplas till ärendet (e-post, dokument, beslut m.m.)
- All aktivitet loggas och kan följas upp
- Informationen är sökbar och redo att hanteras vid begäran
Därför väljer skolhuvudmän DF RESPONS
- Uppfyller kraven kopplade till offentlighetsprincipen
- Skapar struktur i i en annars komplex hantering
- Gör det enkelt att hitta och dela information
- Ger trygghet och stöd vid utlämnande av handlingar
Boka demo – se hur det fungerar i er verksamhet
Vill ni se hur Diarium för fristående skolor fungerar i praktiken?
Boka demo eller kontakta oss för mer information.
Nyckelfunktioner i DF RESPONS
Statistik och rapporter
I samtliga moduler kan ni på ett enkelt och smidigt sätt ta ut statistikrapporter som ni kan använda som underlag i ert förbättringsarbete.
Kom i gång snabbt
Det tar inte lång tid att komma igång med DF RESPONS. Eftersom systemet är flexibelt är det enkelt att på ett mycket snabbt sätt anpassa innehållet efter era önskemål och processer.
Responsiv design
DF RESPONS anpassar sig efter skärmstorlek så det går lika bra att fylla i formulär och handlägga ärenden via mobiltelefonen som via surfplatta eller en dator.
Full kontroll
Systemet håller koll på alla ärenden så att inget faller mellan stolarna. Skulle ett ärende dra ut på tiden får handläggaren en påminnelse via e-post.
Lagkrav uppfylls
Processerna som hanteras i DF RESPONS ger ett komplett stöd för ärende- och dokumenthantering. De uppfyller de lagkrav som finns i exempelvis offentlighets- och sekretesslagen, skollagen och dataskyddsförordningen (GDPR).
Spårbarhet
Systemloggen visar historik i ärendet. I ärendeloggen kan man se vem som öppnat och tagit del av ett ärende, vilket ger underlag för loggranskning, i enlighet med patientdatalagen.
Processtöd
Personalen som ska hantera ärenden i DF RESPONS har stöd i arbetet genom hela processen. Systemet informerar berörda per e-post när det är dags att utföra aktiviteter i systemet. Handläggaren får vägledning genom hjälptexter, information i mejl och textrutor om vad handläggaren ska göra i nästa steg.
Anpassningsmöjligheterna
Vilka frågor och svarsalternativ ska finnas i formulären? Vad ska vara obligatoriskt att fylla i? Hur ska processerna se ut? Vilken statistik ska finnas i statistikrapporterna? Ni bestämmer, vi bygger! Går snabbt att anpassa efter kundens behov och önskemål. Både efter de behov som finns idag och de som uppstår senare. Kunden själv kan göra ändringar och bygga egna processer i systemet.
Processtöd
Personalen som ska hantera ärenden i DF RESPONS har stöd i arbetet genom hela processen. Systemet informerar berörda per e-post när det är dags att utföra aktiviteter i systemet. Handläggaren får vägledning genom hjälptexter, information i mejl och textrutor om vad handläggaren ska göra i nästa steg.
Anpassningsmöjligheterna
Vilka frågor och svarsalternativ ska finnas i formulären? Vad ska vara obligatoriskt att fylla i? Hur ska processerna se ut? Vilken statistik ska finnas i statistikrapporterna? Ni bestämmer, vi bygger! Går snabbt att anpassa efter kundens behov och önskemål. Både efter de behov som finns idag och de som uppstår senare. Kunden själv kan göra ändringar och bygga egna processer i systemet.
Bygg ditt eget verksamhetssystem
DF RESPONS är byggt i moduler som går att använda var för sig eller tillsammans som en helhet. Allt för att ni ska kunna skapa ett system utifrån era förutsättningar.
i fokus
Den digitala barn/elevaktsmodulen är den sammanhållande modulen som ingår i systemet oavsett vilka moduler ni beställer.
Fler moduler för Skola, förskola och elevhälsa:
Flex- eller bassystem
Vi erbjuder två olika typer av system för skola och förskola, flex och bas. DF RESPONS är flexsystemet som är flexibelt och anpassningsbart i alla delar, medan bassystemet består av standardmoduler som ser likadana ut hos alla kunder. Bassystemet för skola och förskola heter Skola Bas.
Vi delar gärna med oss av vår erfarenhet och kompetens!
år i branschen
kunder
medarbetare
kundnöjdhet